Apa yang dimaksud dengan teknologi perkantoran? (2022)

Posted on

Pengenalan teknologi kantor telah mengubah tempat kerja dalam banyak hal. Drone dan furnitur otomatis sekarang menjadi hal yang biasa, tetapi inovasi ini memiliki beberapa risiko. Pelajari lebih lanjut tentang teknologi kantor dan bagaimana hal itu dapat memengaruhi kehidupan kerja Anda.

Apa itu teknologi kantor?

Ungkapan “teknologi kantor” dapat merujuk ke berbagai hal yang berbeda. Dalam beberapa kasus, teknologi perkantoran mencakup perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam bisnis atau kantor. Misalnya, sistem komputer yang digunakan untuk mengelola keuangan bisnis atau untuk menyimpan file karyawan akan dianggap sebagai teknologi kantor. Selain itu, teknologi kantor dapat mencakup perangkat elektronik apa pun yang digunakan di kantor, seperti printer dan mesin fotokopi. Terakhir, teknologi perkantoran juga dapat mencakup berbagai layanan yang ditawarkan oleh bisnis kepada pelanggan mereka, seperti dukungan email dan meja informasi.

Apa pun definisinya, teknologi perkantoran adalah bagian penting dari bisnis apa pun. Dengan menyediakan akses ke komputer dan perangkat elektronik lainnya, bisnis dapat membantu karyawan mereka bekerja lebih efisien. Selain itu, dengan menyediakan layanan seperti email dan dukungan meja informasi, bisnis dapat membantu pelanggan mereka mendapatkan informasi yang mereka butuhkan secara tepat waktu.

Komponen Dasar Kantor

Kantor bukan hanya ruangan dengan meja, tetapi terdiri dari berbagai teknologi yang digunakan untuk membantu orang bekerja. Ada komponen dasar kantor yang meliputi komputer, telepon, dan printer. Komputer adalah tulang punggung kantor mana pun karena di situlah sebagian besar tugas dilakukan. Komputer hadir dalam berbagai bentuk dan ukuran, sehingga dapat digunakan di bagian mana pun di kantor. Komputer dapat diletakkan di atas meja atau dipasang di dinding. Jenis komputer yang paling umum adalah model desktop, yang memiliki monitor, keyboard, dan mouse.

Telepon di kantor memungkinkan orang untuk tetap terhubung satu sama lain dan dengan sumber luar. Telepon dapat digunakan untuk komunikasi dan untuk mengerjakan tugas. Sebagian besar ponsel memiliki keyboard dan layar sentuh sehingga dapat digunakan untuk mengerjakan dokumen atau aplikasi. Printer juga penting di kantor karena memungkinkan orang untuk mencetak dokumen atau gambar. Printer datang dalam berbagai jenis dan ukuran, sehingga dapat ditemukan di setiap bagian kantor. Ada printer yang terpasang pada komputer, printer yang merupakan unit stand-alone, bahkan printer yang dapat dihubungkan secara nirkabel ke komputer.

Teknologi di Kantor Bisnis

Ketika profesional bisnis memikirkan teknologi, mereka sering memikirkan perangkat lunak dan perangkat keras perkantoran. Tapi apa yang dimaksud dengan teknologi perkantoran?

Teknologi Office dapat mencakup berbagai perangkat dan layanan, termasuk email, perangkat lunak perkantoran, printer, pemindai, dan file digital. Ini juga dapat mencakup sistem telepon dan alat komunikasi, seperti konferensi video. Singkatnya, teknologi kantor adalah segalanya yang membantu profesional bisnis bekerja lebih efisien di kantor mereka.

Beberapa manfaat utama menggunakan teknologi kantor termasuk peningkatan komunikasi dan kolaborasi antar karyawan, pengurangan waktu yang dihabiskan untuk mengarsipkan dokumen kertas, dan peningkatan produktivitas. Teknologi Office dapat memberikan dampak besar pada keuntungan bisnis, jadi penting untuk menemukan alat yang tepat untuk kebutuhan Anda.

Ada sejumlah pilihan yang tersedia ketika datang untuk memilih teknologi kantor. Jika Anda tidak yakin produk atau layanan mana yang tepat untuk bisnis Anda, bicarakan dengan perwakilan profesional dari vendor pilihan Anda. Mereka dapat membantu Anda memutuskan produk mana yang paling hemat biaya untuk kebutuhan spesifik Anda.

Teknologi di Rumah Kantor

Teknologi di kantor pusat dapat membuat kehidupan kerja Anda lebih mudah. Berikut adalah beberapa tip tentang cara memulai teknologi di kantor rumah Anda:

  1. Siapkan sistem di mana Anda dapat dengan mudah mengakses file Anda dari komputer mana pun. Anda dapat menggunakan layanan penyimpanan cloud, seperti DropBox, atau menyimpan semua file Anda di satu komputer yang dapat Anda akses dari mana saja.
  2. Berinvestasi dalam kombo keyboard dan mouse yang bagus. Mereka tidak terlalu mahal, dan mereka membuat bekerja di komputer jauh lebih nyaman. Plus, mereka akan membantu Anda menghemat waktu dengan tidak harus meraba-raba tombol yang tepat pada remote control.
  3. Pertimbangkan untuk mendapatkan monitor yang kompatibel dengan layar ganda sehingga Anda dapat mengerjakan dua dokumen secara bersamaan. Ini akan menghemat banyak waktu dan tenaga.
  4. Instal perangkat lunak yang membantu Anda mengelola email dan janji temu kalender. Opsi yang populer adalah Kalender Google, tetapi ada juga banyak opsi lain di luar sana, seperti Outlook atau Kalender Apple.

Teknologi dan Tempat Kerja

Sepertinya setiap hari, kita semakin banyak mendengar tentang bahaya teknologi di tempat kerja. Baik itu laporan tentang laptop pekerja yang meledak di depan mereka, atau cerita tentang karyawan yang terpaku pada layar mereka sepanjang hari, sepertinya selalu ada sesuatu yang baru untuk dikhawatirkan terkait dengan alat teknologi kami.

Meskipun benar bahwa teknologi dapat menjadi gangguan besar di tempat kerja, ada juga sejumlah manfaat menggunakan teknologi di kantor. Misalnya, banyak pekerja sekarang mengandalkan teknologi agar tetap teratur dan efisien. Dengan email, kalender, daftar tugas, dan program perangkat lunak lainnya di ujung jari mereka, para pekerja dapat tetap mengikuti jadwal kerja mereka dan menyelesaikan tugas-tugas penting dengan cepat.

Selain efisien, kini banyak pekerja yang menggunakan teknologi untuk berhubungan dengan pelanggan atau klien. Dengan menggunakan platform media sosial seperti Facebook dan Twitter, karyawan dapat mengikuti peristiwa terkini atau interaksi dengan pelanggan. Dengan cara ini, mereka dapat memberikan pengalaman layanan pelanggan yang lebih baik dan lebih cepat menanggapi pertanyaan pelanggan.

Namun, sementara teknologi bisa sangat membantu di tempat kerja, itu juga bisa menjadi gangguan besar. Jika digunakan secara tidak benar atau berlebihan, teknologi justru dapat mengurangi produktivitas dan merugikan laba. Menurut survei terbaru yang dilakukan oleh American Management Association dan Harris Poll, 36% pekerja mengaku bekerja dengan perangkat milik perusahaan selama jam kerja. Hal ini berbanding terbalik dengan 32% yang mengatakan bahwa mereka tidak memiliki barang elektronik pribadi di tempat kerja. Survei tersebut juga menemukan bahwa satu dari tiga pekerja (34%) menemukan smartphone mereka ketika mereka sedang mencoba mengerjakan sebuah proyek. Selain itu, 17% mengatakan mereka telah memeriksa ponsel mereka saat menyajikan informasi atau berpartisipasi dalam rapat — 13% dari mereka yang mengakui melakukannya mengakui hal ini sangat umum. Dan meskipun mungkin mudah bagi karyawan untuk membiarkan teknologi mendapatkan yang terbaik dari mereka. , perusahaan harus mengambil langkah untuk membantu mencegah hal ini terjadi. “Teknologi adalah alat yang membantu tetapi juga dapat mengalihkan individu dari pekerjaan mereka dan mengurangi produktivitas,” kata Micah Berman, wakil presiden senior penelitian di Ingenta. “Statistik ini menunjukkan bahwa pengusaha dapat melakukan banyak hal untuk menjaga waktu karyawan mereka, seperti mewajibkan penggunaan ponsel cerdas saat berada di lokasi untuk meminimalkan kesempatan memeriksa email dan pesan lainnya. Ini sangat penting bagi para profesional yang bertanggung jawab atas keuangan atau keputusan bisnis.”