Bagaimana cara menulis email resmi?

Posted on

Email adalah salah satu bentuk komunikasi yang paling umum di dunia kita. Ini adalah cara cepat untuk menjangkau orang, dan dapat digunakan untuk berbagi informasi atau mengungkapkan pendapat tentang topik yang terkait dengan pekerjaan Anda. Tapi bagaimana Anda menulis email ini? Artikel ini akan memberi Anda semua informasi yang Anda butuhkan.

Pengantar

Ketika Anda ingin mengirim email formal, ada beberapa hal yang perlu diingat. Pertama, pastikan bahwa baris subjek Anda sesuai dan menyertakan nama orang yang Anda kirimi email. Kedua, gunakan tanda baca dan tata bahasa yang tepat. Terakhir, pastikan email Anda ditulis dengan baik dan mudah dibaca.

Mengapa Anda menulis email?

Anda menulis email formal karena ingin mengirim pesan selamat kepada penerima atas pencapaian penting. Anda ingin memastikan bahwa pesan Anda sopan dan sesuai merek untuk perusahaan Anda.

Apa tujuan dari email ini?

Tujuan email ini adalah untuk memberi tahu penerima bahwa Anda telah menerima kiriman terbaru mereka dan ingin meninjaunya.

Siapa yang Anda hubungi?

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan saat membuat email: nama penerima, baris subjek, dan isi email. Kiat-kiat berikut akan membantu Anda menulis email yang berhasil mencapai tujuan yang Anda tuju.

  1. Saat menyusun email, selalu mulai dengan mengidentifikasi siapa yang Anda hubungi. Ini membantu memastikan bahwa pesan Anda diarahkan dengan benar dan bahwa Anda menggunakan salam yang tepat.
  2. Gunakan baris subjek yang tepat saat menulis email Anda. Ini bisa menjadi penting dalam menentukan bagaimana dan kapan pesan Anda akan dibaca. Sebagai aturan umum, sertakan nama orang atau organisasi yang Anda tuju diikuti dengan kata “email”. Misalnya, jika Anda menulis kepada kolega tentang proyek yang sedang Anda kerjakan, gunakan “Email dari John – Pembaruan Proyek”.
  3. Jauhkan email Anda singkat dan to the point. Gunakan bahasa yang sederhana dan hindari jargon kecuali diperlukan untuk kejelasan. Cobalah untuk menghindari paragraf yang panjang dan pastikan setiap kalimat ditulis dengan baik dan mudah dimengerti.
  4. Selalu mengoreksi email Anda sebelum mengirimkannya. Anda mungkin melewatkan kesalahan tata bahasa yang penting atau kesalahan lain yang dapat menyebabkan kebingungan atau ketidaknyamanan bagi penerima Anda.

Badan email

Halo,

Terima kasih atas email Anda. Mohon maaf jika jawaban saya tidak sesuai dengan yang anda cari. Saya telah melampirkan informasi yang Anda minta. Terima kasih sekali lagi telah menghubungi kami. Saya berharap untuk mendengar dari Anda segera.

Terbaik,
[Namamu]